Сайт для GmbH и UG: обязательные данные, о которых забывают почти все

Многие основатели переносят на свою GmbH тот Impressum, который был у них как у индивидуального предпринимателя, и просто вписывают новое название фирмы. При этом почти всегда пропадают данные, обязательные для компании с ограниченной ответственностью.

Причём сайт — даже не самое важное место. Те же данные должны стоять в каждом деловом письме, которое отправляет компания. Об этом знают единицы — и именно там их не хватает чаще всего.

Эта статья для владельцев GmbH и UG. Для индивидуальных предпринимателей действуют другие, более простые правила — они в статье о сайте для Gewerbe. Сразу оговорюсь: я разработчик, не юрист. С вопросами корпоративного права — к юристу или Steuerberater.

Чем GmbH отличается

Индивидуальный предприниматель — это человек. Он отвечает за своё дело собственным именем.

GmbH — это юридическое лицо: отдельная правовая личность, независимая от людей, которые ею управляют. Поэтому в Impressum сначала называется компания, а потом люди, которые её представляют. И поскольку каждая GmbH внесена в торговый реестр (Handelsregister), эта запись тоже входит в обязательные данные.

Именно этих двух пунктов — представителей и записи в реестре — нет в перенесённом Impressum предпринимателя.

Обязательные данные в Impressum

Обязанность вытекает сразу из двух законов: § 5 закона о цифровых сервисах (DDG) для сайта и § 35a закона о GmbH (GmbHG) для деловой переписки. Для GmbH или UG в Impressum должно быть:

Две детали снова и снова приводят к ошибкам.

Все управляющие. Не только тот, кто занимается сайтом, а каждый зарегистрированный — включая заместителей. С хотя бы одним полностью написанным именем: «M. Müller» недостаточно.

Название в точной формулировке. Impressum должен совпадать с торговым реестром. Сокращённый или стилизованный под бренд вариант зарегистрированное название не заменяет.

Что ещё входит в Impressum и политику конфиденциальности — в статье про Impressum и DSGVO.

Ловушка с электронной почтой

Это пункт, который упускают почти все.

§ 35a GmbHG требует обязательные данные на всех деловых письмах любой формы, адресованных конкретному получателю. И email тоже считается деловым письмом. Значит, данные — название, местонахождение, регистрационный суд, номер в реестре, все управляющие — должны стоять в подписи каждого делового письма.

Понятие толкуется широко. По распространённому мнению, под него может попасть даже поздравление делового партнёра с днём рождения. Исключения — только внутренние письма между сотрудниками и сообщения неопределённому кругу, например рекламные рассылки.

Самое простое решение: один раз полностью настроить подпись — на всех устройствах и для всех сотрудников, которые пишут наружу. Если вы пользуетесь почтой на своём домене, настройте её централизованно — подробнее в статье про хостинг и почту.

Подпись, составленная по вашему Impressum, почти всегда правильна. Она скорее содержит больше, чем нужно, — а это лучше, чем меньше.

UG и её обязательная приписка

UG — Unternehmergesellschaft — младшая сестра GmbH. Её можно открыть с уставным капиталом от одного евро, поэтому она популярна у тех, кто стартует с небольшими деньгами. Среди русскоязычных предпринимателей в Германии это один из самых частых выборов.

Взамен действует строгое правило по названию. По § 5a GmbHG компания обязана носить обозначение «Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)» или сокращённо «UG (haftungsbeschränkt)».

Одного «UG» недостаточно. Приписка «(haftungsbeschränkt)» — «с ограниченной ответственностью» — обязательна, и сокращать её дальше нельзя. Она сообщает деловым партнёрам, что за компанией может стоять совсем небольшой капитал.

На практике в подписях, на визитках и сайтах часто стоит просто «Muster UG». Это ровно та ошибка, которую закон должен был предотвратить. Особенно часто её допускают, когда подпись и визитки делают без сверки с документами из торгового реестра.

UG, кстати, обязана каждый год откладывать четверть прибыли, пока не наберёт минимальный капитал GmbH в 25.000 евро. Тогда её можно преобразовать в GmbH — и после этого нужно соответственно изменить Impressum и подписи.

Уставный капитал: не обязательно, но с подвохом

Уставный капитал не обязательно указывать ни в Impressum, ни в подписи. Многие всё равно указывают — это выглядит солидно.

Здесь ловушка. Кто указывает данные о капитале, обязан по § 35a GmbHG всегда называть уставный капитал и, если внесены не все денежные взносы, общую сумму невнесённых.

Гордое «уставный капитал 25.000 €» верно, только если он внесён полностью, — иначе рядом должна стоять невнесённая сумма. Кто хочет этого избежать, просто не указывает капитал.

Когда что-то меняется

Для GmbH Impressum — не разовый документ.

Смена управляющего. Если управляющий уходит или появляется новый, Impressum и все подписи нужно исправить, как только изменение внесено в торговый реестр. Устаревший Impressum — нарушение, на которое конкуренты могут прислать Abmahnung, а регистрационный суд может наложить принудительный штраф.

Смена местонахождения. Новый адрес часто означает другой регистрационный суд, а иногда и новый номер в реестре.

Смена названия. Например, переход из UG в GmbH.

Период основания. Пока регистрация в торговом реестре ещё идёт, номера нет. Компания тогда выступает как «GmbH in Gründung» — GmbH в стадии основания.

Не только сайт

Обязанность Impressum распространяется на все деловые присутствия в интернете — включая профили компании в LinkedIn, Instagram, Xing или Facebook. Impressum там должен быть доступен по прямой кликабельной ссылке, например в поле профиля.

А в профиле компании в Google название должно стоять точно как в торговом реестре — для UG, значит, с «(haftungsbeschränkt)». Разное написание на сайте, в профиле и справочниках снижает доверие Google к данным.

Что ещё должен давать сайт GmbH

Обязательные данные — это фундамент. Но GmbH часто работает с деловыми клиентами, а они ждут большего.

Кто за этим стоит. Особенно у компаний с ограниченной ответственностью партнёры хотят знать, с какими людьми имеют дело. Страница с управляющими и командой создаёт доверие, которого нет у анонимной фирмы.

Примеры работ. Конкретные проекты и клиенты — но только с их согласия.

Понятные услуги. Что компания предлагает, для кого и как строится работа.

Доступность. Контакт с конкретным именем выглядит надёжнее анонимной формы.

Из чего складывается стоимость такого сайта — в разборе цен. Если вы только открываете UG, посмотрите и порядок действий на первый год.

А если хотите, чтобы Impressum, подписи и сайт вашей GmbH были сделаны правильно с первого раза и обсуждались по-русски, — напишите.

Частые вопросы

Какие данные должен содержать Impressum GmbH? Полное название с правовой формой, адрес местонахождения, всех управляющих с полным именем, регистрационный суд и номер в торговом реестре, email и ещё один быстрый способ связи, а также USt-IdNr., если он есть.

Нужен ли Impressum и в деловых письмах? Да. § 35a GmbHG требует обязательные данные на всех деловых письмах, а к ним относятся и email конкретным получателям. Название, местонахождение, регистрационный суд, номер в реестре и все управляющие должны быть в подписи.

Достаточно ли написать «UG»? Нет. По § 5a GmbHG обозначение должно быть «Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)» или «UG (haftungsbeschränkt)». Приписка «(haftungsbeschränkt)» обязательна и дальше не сокращается.

Обязательно ли указывать уставный капитал? Нет. Но если указываете, нужно назвать уставный капитал и, если внесён не весь, невнесённые взносы. Чтобы этого избежать, капитал можно не указывать.

Что делать при смене управляющего? Impressum и все подписи нужно исправить, как только смена внесена в торговый реестр. На устаревший Impressum могут прислать Abmahnung, а суд может наложить принудительный штраф.

Нужен ли Impressum в соцсетях GmbH? Да. Профили компании в LinkedIn, Instagram или Facebook тоже деловое присутствие в интернете. Impressum должен быть доступен там по прямой кликабельной ссылке.

Коротко

GmbH или UG нужно больше, чем Impressum предпринимателя: регистрационный суд, номер в торговом реестре и все управляющие с полным именем. И те же данные должны быть в каждом деловом письме.

Для UG приписка «(haftungsbeschränkt)» обязательна. Уставный капитал указывать не нужно — а если указываете, то полностью. И при каждом изменении в торговом реестре Impressum и подписи обновляются сразу.