Website für GmbH und UG: Pflichtangaben, die fast alle vergessen
Das Wichtigste in Kürze
- Eine GmbH oder UG braucht im Impressum Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen.
- Dieselben Angaben gehören in jede geschäftliche E-Mail — § 35a GmbHG macht dabei keinen Unterschied zwischen Brief und Mail.
- Die UG muss sich immer als »UG (haftungsbeschränkt)« bezeichnen; das bloße »UG« genügt nicht.
- Das Stammkapital muss nicht genannt werden — wer es aber nennt, muss auch ausstehende Einlagen angeben.
- Wechselt ein Geschäftsführer, sind Impressum und E-Mail-Signaturen sofort anzupassen.
Viele Gründer übernehmen für ihre GmbH das Impressum, das sie vorher als Einzelunternehmer hatten, und tragen den neuen Firmennamen ein. Damit fehlen fast immer die Angaben, die für eine Kapitalgesellschaft Pflicht sind.
Die Website ist dabei nicht einmal der wichtigste Ort. Dieselben Angaben gehören in jede geschäftliche E-Mail, die das Unternehmen verschickt. Das wissen die wenigsten — und genau dort fehlen sie am häufigsten.
Dieser Artikel richtet sich an GmbH und UG. Für Einzelunternehmer gelten andere, einfachere Regeln; die stehen im Artikel zur Website für Gewerbetreibende. Vorweg: Ich bin Entwickler, kein Anwalt. Für gesellschaftsrechtliche Fragen ist ein Anwalt oder Steuerberater die richtige Adresse.
Inhalt
Was eine GmbH anders macht
Der Einzelunternehmer ist eine Person. Er steht mit seinem Namen für sein Geschäft.
Eine GmbH ist eine juristische Person — eine eigene Rechtspersönlichkeit, getrennt von den Menschen, die sie führen. Deshalb nennt das Impressum zuerst das Unternehmen und dann die Personen, die es vertreten. Und weil jede GmbH im Handelsregister eingetragen ist, gehört diese Eintragung zu den Pflichtangaben.
Genau diese beiden Punkte — Vertreter und Registereintrag — fehlen im übernommenen Einzelunternehmer-Impressum.
Die Pflichtangaben im Impressum
Die Pflicht ergibt sich aus zwei Gesetzen gleichzeitig: § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes für die Website und § 35a GmbH-Gesetz für die Geschäftskorrespondenz. Für eine GmbH oder UG gehört ins Impressum:
| Angabe | Worauf achten |
|---|---|
| Vollständige Firma | Genau so, wie sie im Handelsregister steht — mit Rechtsformzusatz |
| Anschrift des Sitzes | Ladungsfähig, also kein Postfach |
| Alle Geschäftsführer | Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname |
| Registergericht | Etwa »Amtsgericht Braunschweig« |
| Handelsregisternummer | Etwa »HRB 12345« |
| E-Mail-Adresse | Plus ein weiterer schneller Kontaktweg, meist Telefon |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Soweit vorhanden |
| Vorsitzender des Aufsichtsrats | Nur wenn es einen Aufsichtsrat gibt |
Zwei Details führen immer wieder zu Fehlern.
Alle Geschäftsführer. Nicht nur der, der die Website betreut, sondern jeder eingetragene — einschließlich stellvertretender Geschäftsführer. Mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen: »M. Müller« genügt nicht.
Die Firma im genauen Wortlaut. Das Impressum muss mit dem Handelsregister übereinstimmen. Eine gekürzte oder markenmäßig umgestaltete Fassung ersetzt die eingetragene Firma nicht.
Was darüber hinaus in Impressum und Datenschutzerklärung gehört, beschreibt der Artikel zu Impressum und DSGVO.
Die Falle mit der E-Mail
Das ist der Punkt, den fast alle übersehen.
§ 35a GmbH-Gesetz verlangt die Pflichtangaben auf allen Geschäftsbriefen, gleich welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gehen. Und als Geschäftsbrief gilt auch die E-Mail. Die Angaben — Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführer — gehören also in die Signatur jeder geschäftlichen E-Mail.
Der Begriff ist weit gefasst. Nach verbreiteter Auffassung fällt im Zweifel sogar ein Glückwunsch zum Geburtstag an einen Geschäftspartner darunter. Ausgenommen sind nur interne E-Mails zwischen Mitarbeitern und Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis, etwa Werbeschreiben.
Die einfachste Lösung: Die Signatur einmal vollständig einrichten, auf allen Geräten und für alle Mitarbeiter, die nach außen schreiben. Wer ohnehin eine E-Mail-Adresse auf der eigenen Domain nutzt, richtet sie zentral ein — mehr zur eigenen Domain im Artikel zu Hosting und E-Mail.
Eine Signatur, die sich am eigenen Impressum orientiert, ist fast immer richtig. Dann enthält sie im Zweifel eher mehr als nötig — und das ist besser als zu wenig.
Die UG und ihr Namenszusatz
Die Unternehmergesellschaft ist die kleine Schwester der GmbH. Sie lässt sich mit einem Stammkapital ab einem Euro gründen und ist deshalb bei Gründern beliebt, die mit wenig Kapital starten.
Dafür gilt eine strenge Regel beim Namen. Nach § 5a GmbH-Gesetz muss die Gesellschaft die Bezeichnung »Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)« oder abgekürzt »UG (haftungsbeschränkt)« führen.
Das bloße »UG« genügt nicht. Der Zusatz »(haftungsbeschränkt)« ist Pflicht, und er darf nicht weiter abgekürzt werden. Er soll Geschäftspartnern klarmachen, dass hinter dem Unternehmen möglicherweise nur ein sehr geringes Kapital steht.
In der Praxis steht in Signaturen, auf Visitenkarten und auf Websites oft nur »Muster UG«. Das ist genau der Fehler, den der Gesetzgeber vermeiden wollte.
Die UG muss übrigens jährlich ein Viertel ihres Gewinns zurücklegen, bis das Stammkapital der GmbH von 25.000 Euro erreicht ist. Dann kann sie in eine GmbH umfirmieren — und muss anschließend Impressum und Signaturen entsprechend ändern.
Stammkapital: nicht Pflicht, aber mit Tücke
Das Stammkapital muss weder im Impressum noch in der Signatur stehen. Viele nennen es trotzdem, weil es Solidität signalisiert.
Hier liegt eine Falle. Wer Angaben zum Kapital macht, muss nach § 35a GmbH-Gesetz immer das Stammkapital nennen und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, auch den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen.
Ein stolzes »Stammkapital 25.000 €« ist also nur dann korrekt, wenn es auch vollständig eingezahlt wurde — sonst gehört der offene Betrag dazu. Wer sich das sparen will, lässt die Kapitalangabe einfach weg.
Wenn sich etwas ändert
Ein Impressum ist bei einer GmbH kein einmaliges Dokument.
Geschäftsführerwechsel. Scheidet ein Geschäftsführer aus oder kommt einer hinzu, müssen Impressum und alle E-Mail-Signaturen angepasst werden, sobald die Änderung im Handelsregister eingetragen ist. Ein veraltetes Impressum ist ein Verstoß, den Mitbewerber abmahnen können; das Registergericht kann zudem ein Zwangsgeld festsetzen.
Sitzverlegung. Neuer Sitz bedeutet oft ein anderes Registergericht und manchmal eine neue Registernummer.
Umfirmierung. Etwa von der UG zur GmbH.
Gründungsphase. Solange die Eintragung ins Handelsregister noch läuft, gibt es noch keine Registernummer. Die Gesellschaft tritt dann als »GmbH in Gründung« auf.
Nicht nur die Website
Die Impressumspflicht gilt für alle geschäftsmäßigen Online-Auftritte — also auch für Unternehmensprofile auf LinkedIn, Instagram, Xing oder Facebook. Das Impressum muss dort über einen direkten, klickbaren Link erreichbar sein, etwa im Profil- oder Info-Feld.
Und im Google Unternehmensprofil sollte der Firmenname exakt so stehen wie im Handelsregister — bei einer UG also mit »(haftungsbeschränkt)«. Abweichende Schreibweisen zwischen Website, Profil und Verzeichnissen schwächen das Vertrauen, das Google in die Angaben setzt.
Was eine GmbH-Website darüber hinaus leisten sollte
Die Pflichtangaben sind das Fundament. Eine GmbH spricht aber oft Geschäftskunden an, und die erwarten mehr.
Wer dahintersteht. Gerade bei Kapitalgesellschaften wollen Geschäftspartner wissen, mit welchen Menschen sie es zu tun haben. Eine Seite mit den Geschäftsführern und dem Team schafft Vertrauen, das eine anonyme Firma nicht hat.
Referenzen. Konkrete Projekte und Kunden — aber nur mit deren Zustimmung.
Klare Leistungen. Was das Unternehmen anbietet, für wen, und wie eine Zusammenarbeit abläuft.
Erreichbarkeit. Ein Ansprechpartner mit Namen wirkt verbindlicher als ein anonymes Formular.
Wie sich die Kosten für eine solche Website zusammensetzen, steht in der Aufschlüsselung der Preise.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss das Impressum einer GmbH enthalten? Die vollständige Firma mit Rechtsformzusatz, die Anschrift des Sitzes, alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen, Registergericht und Handelsregisternummer, eine E-Mail-Adresse und einen weiteren schnellen Kontaktweg sowie gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Muss auch in geschäftlichen E-Mails ein Impressum stehen? Ja. § 35a GmbH-Gesetz verlangt die Pflichtangaben auf allen Geschäftsbriefen, und dazu zählen E-Mails an bestimmte Empfänger. Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer gehören in die Signatur.
Reicht es, »UG« zu schreiben? Nein. Nach § 5a GmbH-Gesetz muss die Bezeichnung »Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)« oder »UG (haftungsbeschränkt)« lauten. Der Zusatz »(haftungsbeschränkt)« ist Pflicht und darf nicht weiter abgekürzt werden.
Muss ich das Stammkapital angeben? Nein. Wenn Sie es aber angeben, müssen Sie das Stammkapital nennen und, falls nicht alles eingezahlt ist, auch die ausstehenden Einlagen. Wer das vermeiden will, lässt die Kapitalangabe weg.
Was passiert, wenn ein Geschäftsführer wechselt? Impressum und alle E-Mail-Signaturen müssen angepasst werden, sobald der Wechsel im Handelsregister eingetragen ist. Ein veraltetes Impressum kann abgemahnt werden, und das Registergericht kann ein Zwangsgeld festsetzen.
Brauchen Social-Media-Profile der GmbH ein Impressum? Ja. Auch Unternehmensprofile auf LinkedIn, Instagram oder Facebook sind geschäftsmäßige Online-Auftritte. Das Impressum muss dort über einen direkten, klickbaren Link erreichbar sein.
Kurz zusammengefasst
Eine GmbH oder UG braucht mehr als das Impressum eines Einzelunternehmers: Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen. Und dieselben Angaben gehören in jede geschäftliche E-Mail.
Bei der UG ist der Zusatz »(haftungsbeschränkt)« Pflicht. Das Stammkapital müssen Sie nicht nennen — wenn doch, dann vollständig. Und bei jeder Änderung im Handelsregister ziehen Impressum und Signaturen sofort nach.