Сайт для GmbH і UG: обовʼязкові дані, про які забувають майже всі

Багато засновників переносять на свою GmbH той Impressum, який мали як фізична особа-підприємець, і просто вписують нову назву фірми. При цьому майже завжди зникають дані, обовʼязкові для компанії з обмеженою відповідальністю.

Причому сайт — навіть не найважливіше місце. Ті самі дані мають стояти в кожному діловому листі, який надсилає компанія. Про це знають одиниці — і саме там їх бракує найчастіше.

Ця стаття для власників GmbH і UG. Для фізичних осіб-підприємців діють інші, простіші правила — вони в статті про сайт для Gewerbe. Одразу зазначу: я розробник, не юрист. З питаннями корпоративного права — до юриста або Steuerberater.

Чим GmbH відрізняється

Фізична особа-підприємець — це людина. Вона відповідає за свою справу власним імʼям.

GmbH — це юридична особа: окрема правова особистість, незалежна від людей, які нею керують. Тому в Impressum спершу називається компанія, а потім люди, які її представляють. І оскільки кожну GmbH внесено до торгового реєстру (Handelsregister), цей запис теж входить до обовʼязкових даних.

Саме цих двох пунктів — представників і запису в реєстрі — немає в перенесеному Impressum підприємця.

Обовʼязкові дані в Impressum

Обовʼязок випливає одразу з двох законів: § 5 закону про цифрові сервіси (DDG) для сайту і § 35a закону про GmbH (GmbHG) для ділового листування. Для GmbH чи UG в Impressum має бути:

Дві деталі знову й знову призводять до помилок.

Усі керівники. Не лише той, хто займається сайтом, а кожен зареєстрований — включно із заступниками. Із хоча б одним повністю написаним імʼям: «M. Müller» недостатньо.

Назва в точному формулюванні. Impressum має збігатися з торговим реєстром. Скорочений чи стилізований під бренд варіант зареєстровану назву не замінює.

Що ще входить до Impressum і політики конфіденційності — у статті про Impressum і DSGVO.

Пастка з електронною поштою

Це пункт, який упускають майже всі.

§ 35a GmbHG вимагає обовʼязкові дані на всіх ділових листах будь-якої форми, адресованих конкретному отримувачеві. І email теж вважається діловим листом. Отже, дані — назва, місцезнаходження, реєстраційний суд, номер у реєстрі, усі керівники — мають стояти в підписі кожного ділового листа.

Поняття тлумачиться широко. За поширеною думкою, під нього може потрапити навіть привітання ділового партнера з днем народження. Винятки — лише внутрішні листи між працівниками та повідомлення невизначеному колу, наприклад рекламні розсилки.

Найпростіше рішення: один раз повністю налаштувати підпис — на всіх пристроях і для всіх працівників, які пишуть назовні. Якщо ви користуєтеся поштою на своєму домені, налаштуйте її централізовано — докладніше в статті про хостинг і пошту.

Підпис, складений за вашим Impressum, майже завжди правильний. Він радше містить більше, ніж треба, — а це краще, ніж менше.

UG та її обовʼязкова приписка

UG — Unternehmergesellschaft — молодша сестра GmbH. Її можна відкрити зі статутним капіталом від одного євро, тому вона популярна в тих, хто стартує з невеликими грошима. Серед українських підприємців у Німеччині це один із найчастіших виборів.

Натомість діє суворе правило щодо назви. За § 5a GmbHG компанія зобовʼязана мати позначення «Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)» або скорочено «UG (haftungsbeschränkt)».

Одного «UG» недостатньо. Приписка «(haftungsbeschränkt)» — «з обмеженою відповідальністю» — обовʼязкова, і скорочувати її далі не можна. Вона повідомляє діловим партнерам, що за компанією може стояти зовсім невеликий капітал.

На практиці в підписах, на візитівках і сайтах часто стоїть просто «Muster UG». Це саме та помилка, яку закон мав запобігти. Особливо часто її припускаються, коли підпис і візитівки роблять без звірки з документами з торгового реєстру.

UG, до речі, зобовʼязана щороку відкладати чверть прибутку, поки не набере мінімальний капітал GmbH у 25.000 євро. Тоді її можна перетворити на GmbH — і після цього треба відповідно змінити Impressum і підписи.

Статутний капітал: не обовʼязково, але з каверзою

Статутний капітал не обовʼязково вказувати ні в Impressum, ні в підписі. Багато хто все одно вказує — це виглядає солідно.

Тут пастка. Хто вказує дані про капітал, зобовʼязаний за § 35a GmbHG завжди називати статутний капітал і, якщо внесено не всі грошові внески, загальну суму невнесених.

Горде «статутний капітал 25.000 €» правильне, лише якщо його внесено повністю, — інакше поруч має стояти невнесена сума. Хто хоче цього уникнути, просто не вказує капітал.

Коли щось змінюється

Для GmbH Impressum — не разовий документ.

Зміна керівника. Якщо керівник іде або зʼявляється новий, Impressum і всі підписи треба виправити, щойно зміну внесено до торгового реєстру. Застарілий Impressum — порушення, на яке конкуренти можуть надіслати Abmahnung, а реєстраційний суд може накласти примусовий штраф.

Зміна місцезнаходження. Нова адреса часто означає інший реєстраційний суд, а інколи й новий номер у реєстрі.

Зміна назви. Наприклад, перехід з UG у GmbH.

Період заснування. Поки реєстрація в торговому реєстрі ще триває, номера немає. Компанія тоді виступає як «GmbH in Gründung» — GmbH на стадії заснування.

Не лише сайт

Обовʼязок Impressum поширюється на всі ділові присутності в інтернеті — включно з профілями компанії в LinkedIn, Instagram, Xing чи Facebook. Impressum там має бути доступний за прямим клікабельним посиланням, наприклад у полі профілю.

А в профілі компанії в Google назва має стояти точно як у торговому реєстрі — для UG, отже, з «(haftungsbeschränkt)». Різне написання на сайті, у профілі й довідниках знижує довіру Google до даних.

Що ще має давати сайт GmbH

Обовʼязкові дані — це фундамент. Але GmbH часто працює з діловими клієнтами, а вони чекають більшого.

Хто за цим стоїть. Особливо в компаній з обмеженою відповідальністю партнери хочуть знати, з якими людьми мають справу. Сторінка з керівниками й командою створює довіру, якої немає в анонімної фірми.

Приклади робіт. Конкретні проєкти й клієнти — але лише за їхньою згодою.

Зрозумілі послуги. Що компанія пропонує, для кого і як будується робота.

Доступність. Контакт із конкретним імʼям виглядає надійніше за анонімну форму.

З чого складається вартість такого сайту — у розборі цін. Якщо ви тільки відкриваєте UG, подивіться й порядок дій на перший рік.

А якщо хочете, щоб Impressum, підписи й сайт вашої GmbH були зроблені правильно з першого разу й обговорювалися українською, — напишіть.

Часті запитання

Які дані має містити Impressum GmbH? Повну назву з правовою формою, адресу місцезнаходження, усіх керівників із повним імʼям, реєстраційний суд і номер у торговому реєстрі, email і ще один швидкий спосіб звʼязку, а також USt-IdNr., якщо він є.

Чи потрібен Impressum і в ділових листах? Так. § 35a GmbHG вимагає обовʼязкові дані на всіх ділових листах, а до них належать і email конкретним отримувачам. Назва, місцезнаходження, реєстраційний суд, номер у реєстрі й усі керівники мають бути в підписі.

Чи достатньо написати «UG»? Ні. За § 5a GmbHG позначення має бути «Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)» або «UG (haftungsbeschränkt)». Приписка «(haftungsbeschränkt)» обовʼязкова й далі не скорочується.

Чи обовʼязково вказувати статутний капітал? Ні. Але якщо вказуєте, треба назвати статутний капітал і, якщо внесено не весь, невнесені внески. Щоб цього уникнути, капітал можна не вказувати.

Що робити в разі зміни керівника? Impressum і всі підписи треба виправити, щойно зміну внесено до торгового реєстру. На застарілий Impressum можуть надіслати Abmahnung, а суд може накласти примусовий штраф.

Чи потрібен Impressum у соцмережах GmbH? Так. Профілі компанії в LinkedIn, Instagram чи Facebook теж ділова присутність в інтернеті. Impressum має бути доступний там за прямим клікабельним посиланням.

Коротко

GmbH чи UG потрібно більше, ніж Impressum підприємця: реєстраційний суд, номер у торговому реєстрі й усі керівники з повним імʼям. І ті самі дані мають бути в кожному діловому листі.

Для UG приписка «(haftungsbeschränkt)» обовʼязкова. Статутний капітал вказувати не треба — а якщо вказуєте, то повністю. І за кожної зміни в торговому реєстрі Impressum і підписи оновлюються одразу.